Een bouwproject is op zichzelf al een complex proces. Het gestructureerd kunnen beheren van documenten en een vlotte communicatie intern én extern is cruciaal om elk project in goede banen te leiden. Het DMS van GMI group helpt om documenten te beheren en stimuleert het digitaal samenwerken in de bouw. DYWIDAG plukt daar al enkele jaren de vruchten van.
Een jaar of drie geleden besloot DYWIDAG om te gaan digitaliseren. “Alles gebeurde nog op papier, zowel de communicatie met onze monteurs in het veld als de vele processen hier op kantoor”, zegt Robert Jansen, business unit manager bij DYWIDAG. “Van een centrale ‘database’ was geen sprake. Met het oog op de toenemende complexiteit in de bouw en het streven om efficiënter te gaan werken, is besloten om het significant anders te gaan aanpakken. We hadden reeds een goede relatie met GMI group en wisten van het bestaan van hun nieuwe platform voor centraal documentbeheer en digitale samenwerking, ook nog eens specifiek gericht op de bouwwereld. Genoeg redenen om de mogelijkheden eens verder te onderzoeken.”
Microsoft-technologie
DYWIDAG beschikte reeds over een Office 365-licentie met SharePoint. En laat de digitale bouwoplossing van GMI group nou net op die Microsoft-technologie zijn geënt. “Het is een oplossing die veel verder gaat dan enkel het bewaren en opslaan van documenten”, zegt Daan Proost, solution developer bij GMI group. “DYWIDAG zag hierin vele herkenningspunten en raakvlakken met hun eigen werkwijze, wat het makkelijk maakte om de oplossing verder te finetunen.” In eerste instantie werd samen met een aantal key-users bepaald wat de oplossing moest omvatten, zodat de implementatie vlot kon starten. “Hierbij hebben we in verschillende fases telkens demosessies voorzien, waarbij de ontwikkelde functionaliteiten getoond werden en feedback werd verzameld”, gaat Proost verder. “In een volgende stap lanceerden we de oplossing en organiseren we opleidingssessies met de gebruikers op kantoor die ook werden opgenomen om nadien als referentiemateriaal gebruikt te kunnen worden.”
Uiteindelijk heeft GMI group voor ons binnen SharePoint een compleet pakket gebouwd met alle tools van SharePoint, maar wel gericht op onze manier van werken, resumeert Jansen. “En dat zowel op kantoor in alle fases als uiteindelijk op de bouwplaats.” De betrokken consultant van GMI group blijft na lancering beschikbaar als vast aanspreekpunt voor feedback en verdere verbeteringen. “Cruciaal bij het slagen van dit project was een vlotte samenwerking tussen het gemotiveerde team bij GMI enerzijds en DYWIDAG als drijfveer anderzijds. Een mooi voorbeeld van digitalisering in de bouw!”
Voor meer informatie verwijzen wij u door naar GMI group. Meer informatie