RecoMatics – Expert in digitaal documentbeheer

In de bouw gaat veel tijd en energie verloren aan het correct beheren van project- en werfdossiers. Er wordt nog te veel gewerkt met papieren documenten en als er al sprake is van enige vorm van digitalisatie van documentenstromen zit er meestal weinig structuur in. Met meer dan 25 jaar ervaring in het digitaliseren en beheren van documentenstromen helpt RecoMatics de bouwsector digitaliseren. En het mooie is, ze doen dat ook nog eens in een toepassing waar de meeste bedrijven al over beschikken.

Bedrijven die een poging wagen om documenten digitaal te beheren, blijven vaak vastkleven aan Outlook en slaan files en documenten op via bijvoorbeeld een shared drive. Wilfried Geulleaume, CEO van RecoMatics, wijst vervolgens op een aantal tekortkomingen. “Mensen vinden documenten niet snel terug, er zijn meerdere ‘laatste’ versies in omloop en bestanden zijn moeilijk te delen, zeker met externe partijen. Bij RecoMatics ontwikkelen we met gerichte configuraties slimme oplossingen voor de bouwsector, binnen de tools van Office 365. Daarbij zetten we vooral in op SharePoint als Document Management Systeem (DMS).

Wilfried Geulleaume, CEO van RecoMatics

Eén waarheid
De mogelijkheden en functionaliteiten van SharePoint zijn vaak niet gekend, weet Wilfried Geulleaume. Bedrijven beseffen niet dat ze met SharePoint, dat vaak standaard is inbegrepen in het Office 365-abonnement, de mogelijkheid hebben om 1,5 TB aan informatie op te slaan, zonder dat een bijkomende licentie is vereist. SharePoint moet echter niet gezien worden als een veredelde fileserver. Het vraagt om een gedegen configuratie en de juiste tools om het als een geoliede machine te laten werken. Daar hebben wij sinds 2009 onze expertise in opgebouwd. We richten SharePoint volledig op maat van het bedrijf in, waarbij speciale zones worden aangemaakt per werf of project. Documenten zijn op die manier eenvoudig opzoekbaar op kantoor, maar ook via een tablet op verplaatsing of op de werf. Bovendien hebben gebruikers altijd toegang tot de laatste versie, er is maar één waarheid en één centraal dossier. Daarnaast zijn documenten makkelijk te delen met externe partijen, kan je workflows geautomatiseerd laten verlopen of bepaalde taken toewijzen aan medewerkers/externen. We maken maximaal gebruik van de bestaande functionaliteiten en richten SharePoint zodanig in dat het heel efficiënt kan worden toegepast in de bouw.”

SharePoint vormt de basis van het DMS. Via interfaces met het ERP-systeem van het bedrijf wordt toegang verschaft tot de ‘kennis’ van de onderneming. RecoMatics heeft tevens een aantal interessante tools ontwikkeld om het gebruik verder te vereenvoudigen. “Via een Outlook app kan informatie (en bijlagen) die per e-mail wordt uitgewisseld heel eenvoudig én automatisch in de juiste projectmap in SharePoint worden toegevoegd. En zo hebben we diverse apps ter beschikking (ook voor werkplekinspecties) om de drempel tot het DMS zo laag mogelijk te houden. Gebruikers zullen het sneller gaan omarmen en niet langer blijven hangen in inefficiënte gewoonten. Door de juiste tools met elkaar te verbinden, creëren we een ecosysteem van digitalisering om maximaal resultaat te behalen,” besluit Wilfried Geulleaume.

Meer informatie?
Neem contact op via +32 (0)9 231 76 86, stuur een e-mail naar info@recomatics.com of vul het contactformulier op onze website in.

Geef als eerste een reactie

Geef een reactie

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.


*